企業資訊科技投資達486億元　企業如何降低IT成本、保持生產效益？

任何時候，企業減低營運成本和資源消耗都是日常營運方針。以資訊科技為例，香港政府本年投放於資訊及通訊科技的預算為1,256萬港元，相反2022年的實際開支只有1,080萬港元。政府統計處發布的《香港 –– 資訊社會 2023》調查報告亦發現，工商機構於2021年在資訊科技設備和軟件上的投資達486億港元，可見資訊科技成本是工商機構整體開支的一大負擔。為加強營運效益，企業已要求各部門更詳盡列明所有開支項目，但IT部門未必能迅速說服管理層，因為企業為配合不同客戶而同時使用多個溝通平台，令開支倍增。

為減低複雜和重疊的企業開支而帶來的不便和浪費，企業應評估如何妥善分配資源，而其中一個能簡易化的範疇便是企業傳訊。

挑選一體多用的溝通平台

削減IT開支並不代表限制溝通渠道，企業反而能藉此整合使用一個多渠道的溝通聊天平台，從使用需求方面刪減不必要的開支，同時維持多渠道通訊，企業和員工不再需要安裝多個功能相近的溝通應用程式。

企業使用單一溝通應用平台，能幫助員工將所有工作流程整合到一個地方以方便管理，讓團隊內部協作時更快捷和有效率。企業評估平台方案是否合適時可考慮以下幾點︰

• 企業可考慮市場上已整合大眾化功能的平台方案而非著重是否提供先進或創新功能，以減低員工工作時切換應用程式的機會以提高工作效率。例如分享文件的功能，是日常工作最常用的工能之一。假如員工在溝通平台上與團隊協作時已可即時分享文件，長遠而言能節省大量時間，令工作更順暢高效。
• 除了收發和儲存文件外，良好的溝通平台應具備其他文書和聊天功能，包括備忘錄和在聊天頻道中標記、保存和回覆重要訊息功能。前者能讓員工無需經常切換應用程式，在單一平台上就能處理大量文書工作；後者能協作員工管理頻道訊息，尤其是避免遺失或需要花時間搜尋重要訊息。
• 隨著溝通平台更多樣化，員工會使用不同工具協作和溝通，其間無可避免要在不同工具之間切換，例如在使用電話時要切換至視像聊天以畫面進行展示和討論。為提升工作效率，企業可留意平台切換溝通功能時的流暢度，能否提供無縫的通訊體驗。優良的溝通平台更應具備其他視像協作工具，例如能讓員工在聊天頻道直接啟動視像會議、共享虛擬白板內容，以及將會議聊天紀錄保存在聊天頻道。

擴展VoIP語音通訊

數十年來，手機通話一直是工作協作的基礎，縱使不同溝通渠道和應用程式興起仍難以取代它的重要性，更證明VoIP在現今追求靈活工作時的價值。VoIP的延展性讓員工能選擇合適自己的設備，隨時隨地與團隊和客戶進行溝通。

若然企業能引入泛用性高的電話解決方案，可以有效減低需要配備的電話設備和應用程式的數量。企業可參考以下要素︰

• 領先的VoIP通訊方案應該能同時應用於桌上電話、手機和平板電腦等設備，不但沒有忽略固網電話的核心，更可讓員工選擇在不同設備上通話，而且能區分公司及個人電話號碼。這些特點令電話號碼不再與工作地區綁定，亦可保障個人聯絡私隱。
• 在強調靈活協作的時代下，雲端電話方案更要考慮與溝通平台整合的必要性，讓員工能在VoIP電話和視像聊天之間切換，甚至能在同一平台收發SMS訊息。
• 在科技的協助下，員工會使用分析工具及方案評估通訊，以最大化每次與客戶聊天帶來的效益。然而，分散的儀表板只會令員工難以統整資訊，既有可能出錯，亦帶來不必要的麻煩。因此，企業應使用配備分析儀表板的通訊方案，讓員工能直接查閱數據、主動監控通話質量和網絡連線，以便更快解決問題。

【關於作者】Ricky Kapur擁有超過25年的經驗。作為Zoom擔任亞太區負責人，他負責制定和領導Zoom亞太區關鍵市場的市場推廣策略，負責市場包含澳洲、紐西蘭、東協各國、中國、香港特別行政區、印度、韓國及台灣。

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