【數碼轉型】雲端電話取締桌面電話　加快溝通流程助提升工作效率

經歷2年來的疫情變化，企業的遙距工作模式已經歷翻天覆地的轉變。企業現時不但需要賦能團隊隨時隨地按需工作，同時維持員工的身心健康。儘管各種新穎的通訊方式已相當普及，但不少管理層認為電話溝通仍然是有效的協作方式。

隨着過去2年遙距工作模式成為新常態，辦公室內的桌面電話既不能支援現今員工的工作，亦不切合數碼化工作流程，更不符合成本效益。取締過時的桌面電話，削減不必要的辦公室開支，成為企業現今的第一要務。考慮到員工不同的溝通、協作需要，企業需要尋找能整合來自不同渠道的訊息，並提供統一的協作平台，以促進員工的工作效率。

在香港，怡和機器（Jardine Engineering Corporation）便選擇Teams Phone雲端電話系統服務，從桌面電話開始，為我們示範數碼轉型「千里之行，始於電話」的故事。

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高質素通話加快溝通流程

與環境相對寧靜、設備完善的後勤辦公室員工比較，身處工業場所的員工更需顧及環境干擾和安全考慮。個別汽車製造商採用Teams Phone時，將員工之間的通訊設置於一條獨立、受VPN保護的頻道。這既可以提升安全性，亦可改善視訊通話質素和員工體驗。據豐田汽車的內部調查，採用Teams Phone取代Skype for Business後，員工的平均通話評分大幅提升至4.8至4.9分（5分為滿分） 。

在香港，怡和機器運用雲端電話系統服務，整合了公司所有通訊軟件，讓身處不同工作地點的團隊成員，在同一平台進行電話通訊、團隊文檔協作，甚至加入自動化流程的程式，讓900多名遠端的技術人員接收工作指示並填報工作時間，主管亦可在程式批准開支及檢查工作進度，這即能加快溝通流程，亦可減省後勤部門的紙本作業，更可減輕主管工作量，一舉多得。

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統一協作平台減省6成安裝成本

運用雲端電話系統服務取締辦公室的電話系統，不但可以提高員工的工作效率，更能大幅減低營運多個裝置及軟件的成本。以往員工同時使用桌面電話、手提電話以及多種裝置，經常出現不同形式的干擾，會議效率和對話的聲音質量大受影響。不少工作溝通亦轉移至與工作無關的通訊渠道。這不但存在資訊安全的風險，同時產生更多協作困難。

現時前綫與後勤辦公室的員工均可運用自己的手提電話，透過Teams Phone的辦公電話號碼，隨處接收和撥出電話。團隊成員的工作通訊全部集中在Microsoft Teams，資訊安全更有保障。據怡和機器的估算，運用Teams Phone取代過時的桌面電話系統，減省高達6成的系統安裝成本。

數碼轉型「千里之行」

數碼轉型不單是引進新工具，而是革新工作流程，塑造更為人性化、更有效率的工作模式。展望將來，人們需要體驗更佳的社交互動，其中混合實境（Mixed Realty）科技既可提升員工的遙距工作體驗，亦可增強團隊應對新挑戰的能力。Microsoft香港將致力運用混合實境科技協助企業轉型，讓香港各行各業成就更多。

【作者簡介】莊敬賢為Microsoft香港企業商務總監，帶領Microsoft香港企業商務業務的整體發展及轉型，同時負責相關業務範圍的職務，包括提升客戶及夥伴體驗、業務增長策略、優化業務運作及人才發展等。

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