【疫下職場】混合辦公模式2.0 3大科技提升生產力

博客 15:38 2022/01/28

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過去兩年,混合辦公模式是企業維持穩健生產力的必備條件,企業與員工亦逐漸適應虛擬化流程和多地點遙距協作這全新的工作方式。Microsoft 去年發佈的《混合辦公指引》建議企業領袖必須重新定義組織架構,建立一個專注員工 (People)、空間 (Places) 及流程 (Processes) 三方面的嶄新工作模式,協助員工維持生產力之餘,與團隊的緊密聯繫。

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要成就高效的混合辦公,需要新的協作工具和彈性的新思維。因應革新混合辦公體驗的科技出現重大進展,企業應考慮引入三類新科技,提升員工的生產力:

1. 雲端電腦

混合工作意味著工作環境不再是「在家辦公」而是「隨需辦公」。員工需要從不同地點、以不同裝置來瀏覽和存取公司資源。Microsoft 在2021年發布Windows 365,以雲端服務的方式,將作業系統帶到智能雲端上,透過串流的方式在個人或企業裝置上提供完整的體驗。

企業實行混合辦公模式,需要保持最大的彈性,並因應需求調整團隊規模。透過雲端電腦技術,企業可更靈活地加入或移除實習及短期員工至團隊,無須面對繁複的流程。企業亦可以更輕鬆地為從事創意、分析、工程或科研的員工,特別調配更強大的運算能力,方便工作。

管理層同時需要顧及混合辦公模式下的數據安全,減低數據外洩的風險。Windows 365採用「零信任」原則,在雲端上而並非在裝置上儲存和保護資料,更可讓企業為關鍵應用程式設定安全存取權限。數據不會因為裝置被盜取而外洩,更有效保障數據安全。

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2 互動員工體驗平台   維繫團隊

企業若要營造高效工作的混合辦公環境,就不能忽視團隊內的聯繫,更須多鼓勵員工協作。從Microsoft Teams會議和Outlook電子郵件交流數據可見,遙距工作模式減少在職人士與其人際網絡的互動。強化員工體驗成為人力資源管理的新策略,與提升員工及企業績效息息相關。

隨著工作環境愈趨分散及數碼化,企業更需要能夠鞏固企業文化、支持員工探索知識、在職學習和照顧員工身心健康的解決方案。為協助在職人士應對「數碼疲勞」的挑戰, Microsoft推出員工體驗平台Microsoft Viva,協助企業員工在日常工作流程中預留個人時間以保持身心健康,以提高人才流動穩定性。

3. 實時數據分析改善辦公室效能

具策略思維的管理層更可把握辦公室角色轉變之際,重新思考企業運作所需的空間和能源,推進可持續發展。現時,借助Microsoft的雲端及人工智能技術,施耐德電氣得以幫助企業客戶實時監測辦公室環境,收集佔用率、二氧化碳含量、人流等空間數據。管理層得以發現並改善異常的情況,如空氣流通較差的空間,或溫度不尋常地較低的位置,從而保障員工的健康。

運用空間數據,企業更可以妥善規劃辦公室環境,降低能源消耗,邁向可持續發展。管理層若能認真檢視辦公室運作所造成的能源消耗,借助科技在空調、燈光等微觀層面控制用電量,有機會大幅削弱碳排放。隨著各地監管機構提高上市公司的ESG報告要求,在辦公室能源消耗的精打細算或成為企業的優勢,值得管理層認真探討。

正如Microsoft 去年的《工作趨勢指數報告》預料,靈活的工作模式將繼續存在,當中更真實的社交關係將促進員工的生產力和推動力。企業一方面需要投資更加吸引員工的辦公空間和技術,連繫現實和數碼世界,另一方面亦需鼓勵重建社交關係,塑造重視社交關係的企業文化。展望未來,管理層需要持續革新辦公模式,提高生產力,在面對挑戰時方可遊刃有餘,轉危為機。

 

【作者簡介】袁蔚豪為Microsoft 香港業務轉型總監,負責改善業務基礎架構和提升顧客體驗,貫徹 Microsoft在全新數碼時代協助每個人及企業成就更多的目標。他同時兼任 Microsoft 企業商務部的銀行和金融服務業客戶策略總監,帶領客戶展開數碼轉型。

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撰文 : 袁蔚豪 Microsoft 香港業務轉型總監

欄名 : 微軟觸跡

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