【職場新常態】疫後混合辦公模式成大勢所趨 3大策略應對職場新常態

博客 18:33 2021/05/31

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疫後混合辦公模式成大勢所趨 3大策略應對職場新常態

新冠疫情持續近一年半,隨着近期疫情逐漸緩和,同時接種疫苗計劃開展,我們已經進入疫後新常態,不少企業從遙距工作模式重回辦公室,而如何在兩種工作模式之間找到平衡,勢成各大企業面對的一大課題。

Microsoft最新的工作趨勢指數報告指出,66%本港僱員希望繼續維持靈活的辦公模式,65%的香港企業領袖亦計劃為未來實行混合辦公模式而重新設計辦公室。企業在着手計劃如何實現此願景時,可參考並專注於以下3大發展策略。

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1. 着力減低潛在網絡風險

根據Microsoft Defender防毒軟件自動測量記錄,自疫情開始前至今18個月內,香港惡意軟件出現率上升38%,而勒索軟件出現率更激增179%,可見新常態下企業面對更大的網絡安全威脅。企業需要從內至外推廣網絡安全,對內不但要鼓勵員工透過「零信任」保安思維,了解到他們正身處的安全狀態及採取相應措施,對外也要以此思維檢視並改善客戶產品,降低客戶需面對的安全威脅。

Microsoft於今年5月推出全新產品及指引,協助客戶確保遙距或混合辦公的網絡安全,當中包括為管理員提供更仔細的權限控制。此外,Microsoft最近針對企業僱員提供全新網絡安全培訓課程,並特別為遙距辦公的僱員提供網絡安全的資源和指導,讓每一位員工都有足夠知識及資源,肩負起確保網絡安全的責任。

2. 以科技改善數碼疲勞現況

視像會議已經成為大家工作的日常。過去一年,Microsoft Teams用戶每周會議時間大幅增加148%,反映員工效率提升的同時,卻造成「數碼疲勞」現象,長時間的工作也有機會損害身心健康,影響企業長遠運作。

Microsoft人因工程實驗室(Human Factors Lab)最近的調查指出,假如我們在會議之間加設10分鐘休息時間,腦部活動會呈不同表現,休息時腦部Beta波會明顯下降,代表壓力減輕。企業應善用科技協助保持員工的身心健康,讓員工可以更有效區分工作與家庭生活的界限;而Microsoft Outlook更允許員工在會議之間自動設定5至15分鐘的休息時間,控制混合工作模式的工作時間。

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3. 增強員工聯繫

疫情不但徹底顛覆企業的辦公模式,對於企業內部文化及員工之間的相處同樣帶來改變。Microsoft工作趨勢指數報告指出,62%的本地企業領袖對遙距工作模式感到積極正面,比沒有決策權力的在職人士高出30%,反映企業高層與員工對工作模式的要求出現落差,缺乏聯繫,需要盡快作出補救。

在混合工作模式下,人與人的聯繫變得更為重要,企業不應忽略在辦公室外工作的同事,在舉行會議及活動時,更應加入足夠互動元素,提高員工參與度。Microsoft Teams早前推出的Breakout Room功能,協助員工在會議期間進行小組討論,會議主持更可透過白板功能鼓勵員工發表意見。

混合工作模式是未來工作新常態,企業管理層必須與員工攜手合作,以科技配合以人為本的企業文化,成就疫後新時代。

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

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