【辦公室工作+遙距工作】混合辦公模式成為大勢所趨 如何塑造未來辦公新文化?

博客 13:36 2020/09/18

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【辦公室工作+遙距工作】混合辦公模式成為大勢所趨 如何塑造未來辦公新文化?

新冠肺炎疫情持續推動我們日常生活模式的變革。回想年初疫情在香港肆虐時,不少企業需要在短時間內實行遙距工作,頓時束手無策,難以適應全新的工作模式。經過數個月後,香港不少企業已逐漸意識到科技的重要性,紛紛透過應用新科技讓員工不論在任何時間和空間工作,都能保持高效工作。

毫無疑問,是次疫情推動了本地企業辦公模式的轉型,當中混合辦公模式更已成為新常態。我們相信即使員工未來可以重返辦公室,遙距辦公模式仍然會普遍存在。

新常態下的危與機

儘管企業已應用科技推行遙距辦公並促進業務轉型,混合辦公模式要取得長遠成功,仍需要多方面配合。企業需要改變管理思維,塑造合適的企業文化和員工表現評估準則。早前Microsoft與研究機構合作,探討遙距辦公對員工和企業業務營運的影響,發現以下數項趨勢:

1. 工作倦怠的危機

未來的混合辦公模式將會令工作和私人生活的界綫變得模糊。Microsoft第二期《工作趨勢指數》發現,Microsoft Teams在非一般辦公時間(即上午9時至下午5時以外)錄得的對話次數增長幅度較高一般辦公時間高。

此外,周末工作亦變得更為普遍,對話增幅超過200%,顯示員工工作時間已不限於「星期一至五、朝九晚五」的工作時間框架。數據反映員工於遙距辦公時普遍缺乏休息時間,因此,企業有責任協助員工更清晰地劃分工作及私人時間,一方面提高工作效率,另一方面保障員工身心健康。

Microsoft Teams對話模式。

2. 對晉升機會的疑慮

團隊在家工作期間缺乏面對面交流,不禁會令員工擔心會否缺少了表現自己的機會。協作平台只可量度員工在綫上的時間,但不能衡量個別員工為公司帶來的價值。企業需重新審視如何公平量度員工的表現,提供晉升機會。

3. 以同理心包容彈性工作安排

網絡社群TechRepublic的研究發現,47%員工表示在家工作較易分心,工作效率容易受到影響。企業不但應協助員工塑造無干擾的工作環境,同時亦應包容彈性工作安排,以同理心體諒員工在家工作所面對的挑戰。

4. 科技培訓和準備

科技在營商環境中逐漸成為不可或缺的一環。企業管理層大多反映,拒絕接受數碼轉型和變革的大多是資深員工,因為他們一直依賴IT部門的支援,從未親身學習如何運用科技和工具。因此,企業應提供足夠支援與IT培訓,協助員工緊貼數碼轉型步伐,以充分發揮軟件和硬件的潛力,在遙距工作時保持生產力。

5. 融入社交互動元素

4月份的調查數據顯示,全球使用Microsoft Teams視像會議的人數比以往增加了1倍,反映用家即使身在家中仍渴望維持人與人之間的互動。但第二期的《工作趨勢指數》亦發現,員工在遙距協作和視像會議時需要多花精力處理面部表情、聲調、肢體語言等非言語表達方式,因此較容易引致疲勞和壓力。事實上,企業可善用如Microsoft Teams Together Mode等功能,借助人工智能技術,將會議成員置於同一個共享背景中,讓用家感覺自己與會議中的其他成員置身同一地方。這不但能讓虛擬互動體驗更自然及人性化,更讓團隊之間更容易注意到彼此的臉部及肢體語言,有效提升會議的參與度,促進高效的交流協作。

Microsoft Teams視像會議。

未來的工作模式將融合辦公室工作和遙距工作模式。若要促進員工間無縫的協作交流,以及建立和睦的工作氛圍,企業應由今天起加快推行文化和政策革新,讓員工可以突破傳統「朝九晚五」的工時框架,並重新審視對員工的期望及衡量表現的指標,以為未來的辦公模式做足準備。

 

作者簡介:

分享最新科技趨勢,解碼人工智能(AI)、大數據和雲端技術等新興科技, 以及科技正在如何顛覆我們的生活、工作和娛樂方式。

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

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