【Home Office】遙距工作新趨勢 5個疫情下高效工作致勝之道

博客 17:03 2020/07/10

分享:

新冠肺炎疫情促使大小型企業轉換至遙距辦公模式,保持業務持續性的同時,亦能確保員工安全。但有調查發現,一半的香港受訪者表示在家工作時的環境未如理想,難以集中精神,有機會導致生產力下跌。香港勞動人口的工時向來「冠絕全球」,每周工作平均時數達至52小時,究竟該如何協助員工提高工作效率,鼓勵Work-life Harmony(意指鼓勵員工根據自己的需要安排工作及生活時間表)成為企業間的重要議題。

工作模式新趨勢

Microsoft年初發布的《工作趨勢報告》,探討工作團隊在進行遙距辦公時如何透過不同的生產力工具,保持溝通互聯。數字顯示,Microsoft Teams用戶進行會議時啟動視訊功能的人數較以往增加了一倍,反映用戶希望藉着視訊通話維持日常面對面交流的方式。

流動辦公的趨勢亦持續增長,在流動裝置上的使用Microsoft Teams的每周用戶量,在今年2月初到3月底增長了超過300%,證明更多用戶追求流動性,突破以往桌上工作的規限。

而Microsoft最新的《遙距辦公調查》亦發現多達7成受訪者表示,疫情過後希望保留遙距辦公的選擇,可見員工對彈性工作安排的期望,但同時亦促使我們反思如何提升遙距辦公時的工作效率。

確保遙距辦公效率的5大法則

疫情的不確定性使一貫的管理模式未能完全受用,「因時制宜」成為業界的生存格言。在遙距辦公成為新常態下,企業要有效維持業務生產力,同時為員工塑造健康和高效的工作環境,可參考以下幾點:

1. 實現彈性工作

遙距辦公時,員工可能希望擁有更高彈性,以配合其家庭時間及生活模式。僱主需信任自己的員工能完成工作,並明白給予靈活性和信任能協助員工提高工作效率。遙距辦公已成為一種新的生活方式,在疫情前還未實行彈性工作的公司可考慮付諸實行,並按業務性質審視現有的營運模式,訂立最適合的彈性和遙距工作指引,同時改良辦公室空間設計並革新與客戶的互動模式。

2. 了解員工的工作需要和模式

不同員工有自己偏好的工作模式,採用合適的工具能助工作事半功倍。企業應了解並尊重員工的工作風格、專長、性格等,並根據不同的工作職能,為員工提供合適的工具和培訓,才能協助他們提高生產力,取得成功。

3. 採用簡易且安全的工具

現代生活不能與科技脫節。對於那些習慣傳統工作模式的員工來說,簡易的操作方式能大大提高他們對新科技的接受程度。企業需確保員工能藉著雲端方案或協作平台保持交流協作,在最適合自己的環境下溝通和工作。此外,安全的工具亦同樣重要。回想自疫情爆發以來,不少協作工具均出現安全問題。企業可使用統一及具備進階防護的工具、為所有員工提供採用多重身份驗證(Multi-Factor Authentication,MFA),並提高團隊對網絡安全的警覺性。

【Home office】遙距工作維持網絡安全的三大要素

4. 保持人與人之間的交流

遙距辦公難免減少了員工之間聊天閒談的社交機會。員工在開會時可多加利用視訊功能,加強團體間的互動。同時,企業亦應鼓勵員工多進行工作以外的交流,從而建立更深厚的團隊合作精神。

5. 彼此關心並鼓勵適時放鬆

儘管出國旅遊受到限制,但鼓勵員工休假,暫時放下工作,徹底放鬆仍然是提高工作效率的不二法門。企業管理層要有同理心,諒解員工在工作以外的個人或家庭需要,保障團隊的身心健康。例如鼓勵小休時間、縮短會議時間等,都能有效防止員工過度工作,減低壓力,鼓勵員工達到Work-life Harmony。

提高員工的工作效率是企業的恒常目標,但前提是確保員工能享有工作彈性,能採用合適的協作工具,並能按需要休息放鬆,才是成功長遠保持業務連續性,同時保障員工身心健康。

【Home Office】4大遙距工作貼士 助企業提升抗逆力

 

作者簡介:

分享最新科技趨勢,解碼人工智能(AI)、大數據和雲端技術等新興科技, 以及科技正在如何顛覆我們的生活、工作和娛樂方式。

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

緊貼財經時事新聞分析,讚好hket Facebook 專版