【Home Office】遙距工作成新趨勢 企業如何保持營運效率?

博客 14:24 2020/03/16

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遙距工作成新趨勢 企業如何保持營運效率?

新型冠狀病毒為企業的業務連續性帶來前所未有、難以預計的挑戰,世衞(WHO)亦正式宣布疫情為全球大流行,相信所有企業管理層和我一樣,正為此訂下應對策略。即使Microsoft一直實行彈性工作安排,讓員工平日可自由選擇適合的工作地點及方式,這次是我們大規模鼓勵員工們在家工作──單是美國西雅圖已有5萬名員工正在遙距工作。在香港,Microsoft亦一路以來鼓勵員工按自己的需要,在最合適的地方、時間工作,以確保員工安全。

最近,Mercer發佈一項有關企業應對新型冠狀病毒的調查,顯示近半數的(42%)企業都正鼓勵員工遙距工作,而92.2%的公司表示在家辦公是他們在辦公室關閉期間的首選對策。在這非常時期,企業管理層的任務不但要保持營運效率,更重要的是要確保員工的安全,並提供足夠的支援。以下是實行遙距辦公的幾個要點。

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緊密溝通 工作關鍵

進行遙距工作時,員工之間缺少了面對面對話的機會,因此溝通變得更加重要。在家工作時,工作時間和節奏定必與平常不一樣,因此員工需要清楚與工作夥伴溝通,互相體諒並作出相關調整。同時,僱主亦應信任員工,在這方面提供足夠自由度。

為了讓團隊合作更緊密,僱主應鼓勵員工之間多分享其工作進度,同時確保文件記錄妥當。Microsoft Teams等協作工具為員工提供簡單易用的平台,方便日常溝通、報告進度、資訊分享等,助員工掌握彼此之間的動向。

Mercer的研究亦顯示許多員工依靠僱主來監督和評估目前最新情況,同時期望僱主與他們及時分享最新資訊。例如,我們不但需要從世衞和政府機構收集資訊,也要不斷更新辦公安排。我們建議企業於在Microsoft Teams上下載及使用Crisis Communication Power App,企業可以按需要自行設計合適的應用程式,透過平台集中所有有關疫情的資訊,及時與團隊分享。

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視像會議 拉近距離

沒法面對面進行會議是遙距協作的挑戰之一。在許可的情況下,團隊可多嘗試利用科技進行視像會議,增加互動,效果會比電話會議來得更親切,拉近彼此之間的距離。

此外,當多人進行綫上會議時應安排其中一位參與者主持會議,以確保每位參與者都能投入討論。主持可不時邀請參與者提出問題或發表觀點,同時亦可透過對話視窗互相交流,避免忽略任何一位參與者。利用協助工具,團隊更可以錄下會議過程,與其他同事分享。

最近的Microsoft 365文章中,我們介紹了個人和企業可如何免費使用Teams,以及Microsoft如何確保服務在使用率增加期間的連續性。在Microsoft,我們最關心的是員工的健康,並在艱難時刻為客戶提供支援以應對業務所面對的影響。我們開放Teams讓更多用戶使用,希望提供工具協助更多人進行遙距工作,令大眾毋須為健康和安全擔憂。

全方位助各階層溝通

在香港,我們推出「#EmpowerHK Work-From-Home支援計劃」,透過Teams和我們的科技雙管齊下來支援香港的中小型企業。通過提供免費雲端儲存空間和技術支援,為本地的中小型企業提供手提電腦租用服務、電子會議和語音通話服務,培訓和啟動服務,以及流動業務營運服務。

此外,Microsoft香港的「停課不停學」計劃讓全港5萬名教師、80萬名學生和1,000間中小學能透過Teams進行實時、互動性的遠程教學。我們也在本地支援醫生以Teams進行遙距診斷。

Microsoft在不同層面協助大眾,包括積極幫助醫療團隊透過遙距醫療技術來保持聯繫、學校和大學通過虛擬教室和網上學習與學生保持聯繫,以及政府通過網上發布的最新指引和資源與大眾保持聯繫。各行各業利用科技克服困難的故事令我感到鼓舞。祝願大家的業務工作一切順利!

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作者簡介:

分享最新科技趨勢,解碼人工智能(AI)、大數據和雲端技術等新興科技, 以及科技正在如何顛覆我們的生活、工作和娛樂方式。

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

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