【Home Office】4大遙距工作貼士 助企業提升抗逆力

博客 13:55 2020/02/19

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4大遙距工作貼士 助企業提升抗逆力

香港不少企業最近陸續推行遙距工作(Remote Working),以應付突發情況例如惡劣天氣、交通擠塞等,員工可自行按需要調節工作時間和地點,保障安全同時亦確保公司運作不受影響。

流動性能為員工帶來更靈活的工作模式,即使在突發情況下仍能保持業務運作及維持生產力。但企業推行遙距工作時,不免會面對幾大問題:如何確保員工即使在辦公室外仍可高效地完成工作?員工之間如何溝通和協作? 怎麼保證溝通當中的企業資料不會外洩?要解決這些問題,科技佔了不可或缺的一部分。

在實行遙距工作方面,Microsoft專家向企業提供以下貼士:

1. 雲端集中儲存檔案 確保輕鬆存取

有效提高公司流動性的雲端應用近年大受歡迎,全球權威IT研究與顧問諮詢公司Gartner研究指出,於2022年前,多達6成的機構將會採用第三方服務供應商的雲端管理服務,是2018年的兩倍。企業從傳統伺服器轉移至雲端平台集中儲存企業資料,可讓員工何時何地都能存取所需檔案、數據和資訊。

2. 虛擬共享平台 確保團隊靈活協作

遙距工作在港變得普遍,不少企業管理團隊正忙於就突發情況作準備,當中快速和靈活的溝通和協作非常關鍵。企業選擇協作工具時,應考慮具規模和全面的整合方案。創意行業是其中一個受遙距工作影響的行業,團隊時常需要以圖像化形式進行brainstorming,互相交流並刺激創意,Microsoft Teams會議中的Whiteboard功能可讓參與者在共用數碼畫布上繪圖和書寫,即使身在不同空間都可以實時交流。

3. 確保網絡安全 避免保密資料外洩

遙距工作的一大好處,是員工可以在任何地方使用不同設備工作,包括公司電腦、個人電子產品如電話、平版電腦等存取文件,但伴隨而來的是網絡安全問題,當愈來愈多員工使用不同裝置連接平台,被黑客入侵的風險亦相對增加。因此,企業需要採用全面的解決方案管理流動裝置和傳統終端(例如PC和Mac),例如Microsoft Intune讓用戶可安全地使用公司裝置,配合公司的自備工作裝置政策,即使是未受管理的裝置上公司應用和數據也可受到保護。

4. 追蹤工作進度及提升效率

大部分本地企業在推行遙距工作方面仍屬於初始階段,需持續監察和檢視成效。企業可借助Microsoft Office365中的MyAnalytics等生產力分析工具,利用AI收集員工工作模式的相關數據,提供個人工作模式概覽,並提出有效提升生產力等建議。例如當員工發現自己進行電話會議時用了過多時間撰寫電郵,便需檢視開會時是否不專心,又或是他根本沒需要參與某些會議;為保障個人私隱,報告只會供員工本人參考。

遙距工作預計會愈來愈普及,只要善用科技,相信無論員工在任何地方都可以進行協作並高效地完成工作。

 

作者簡介:

分享最新科技趨勢,解碼人工智能(AI)、大數據和雲端技術等新興科技,以及科技正在如何顛覆我們的生活、工作和娛樂方式。

 

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

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