締造未來工作間 由科技及企業文化入手

博客 10:08 2019/11/22

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締造未來工作間 由科技及企業文化入手

過去,許多傳統企業員工需要朝九晚五於辦公室工作,員工的工作枱之間以屏風相隔,甚少有交流和協作的機會。隨着各行各業近年積極推動數碼轉型,日常工作的環境亦正經歷徹底的改變和革新。今天的企業需要積極協調和善用員工不同的技能和觀點,以增加團隊的工作效率和創意,才可持續推動創新,提升生產力並應對愈趨複雜的商業問題。

近年不少企業正從傳統的個人辦公空間逐步轉為採用鼓勵員工協作和交流的開放式工作環境。然而,企業若要推動團隊協作,單靠空間上的革新並不足夠。企業需要透過應用創新科技及在企業內部培養協作文化,才可更全面有效地推動工作間的現代化轉型。

創新協作裝置和應用程式 助提升員工工作效率

根據International Workplace Group(IWG)的研究調查,70%的受訪專業人士每周至少有一天會進行遙距工作,更有53%的人每周至少有一半時間都身處辦公室以外的地方工作,反映企業員工的工作模式和習慣都較以往更多變,流動性亦更高。

正因為遙距工作及跨地區協作愈趨普遍,企業應積極採用雲端協作工具和應用程式,讓員工能跨越不同地點和時區的障礙,保持與團隊協作和交流。有別於傳統電郵聯繫方式,即時通訊功能及協作工具讓員工和千里之外的團隊成員、合作夥伴或供應商能以不同裝置,實時地進行雙向的交流和協作,節省員工通勤甚至出外公幹的時間,從而提升工作效率。

香港寸金尺土,很多企業的辦公室空間有限,時常出現會議室不足的問題。事實上,企業可以利用創新的多功能協作裝置Microsoft Surface Hub 2S,配合流動支架配件,就可以將辦公室的任何角落,變成有利團隊協作的工作空間。一般團隊進行討論時都會利用會議室的白板寫下筆記,過後需要重新輸入電腦以作紀錄。有了數碼畫布功能,團隊成員可以透過任何裝置在同一共同數碼畫布上協作,即時紀錄及分享靈感。內置的人工智能技術更可以把手寫內容轉化為圖形或文字,協助更快速和清晰地表達所思所想,提高效率。

建立企業文化 鼓勵員工協作

除了借助創新科技的協助,企業同時需要培養鼓勵協作的企業文化。正因為現今的工作環境不再局限於辦公桌上和會議室內,企業需要推行更靈活、更人性化的工作政策和措施,以鼓勵其員工善用科技方案,彈性安排其工作行程,並確保他們可以在任何地方完成協作。Microsoft日本早前試行四天工作周,鼓勵員工使用數碼協作工具和進行遙距會議,研究發現員工的生產力不跌反升,公司收入按年增近40%,反映彈性的工作安排和科技方案的支援相輔相成,有助提升企業營運效率。

企業若要在數碼時代中保持競爭力,必須先成功轉型至新一代的工作間。要建立一個鼓勵協作的工作環境,企業需要從培養企業文化和應用科技方案兩方面着手。

 

作者簡介:

分享最新科技趨勢,解碼人工智能(AI)、大數據和雲端技術等新興科技, 以及科技正在如何顛覆我們的生活、工作和娛樂方式。

撰文 : 微軟達人

欄名 : 微軟觸跡

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