時間唔夠用?大師教你管理術

職場 13:30 2019/11/26

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人人都有24小時,為什麼別人可以作息有序,為什麼自己卻永遠不夠時間用,日日OT(Over Time)仍未能完成工作?工作一大堆,應該如何排序,什麼時候完成什麼工作?不妨讀一讀由日本創業家美崎榮一郎撰寫的《時間經濟學》取經。

工作效率低 因為要做的決定太多

按工作緊急度排序 時間還是不夠用

高達90%的人在安排工作時,都遵照一般商管書籍介紹的「四象限法則」:將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。

假如你也在這90%之中?你有否發覺,上班時總是優先處理重要且緊急的工作,然而工作依舊做不完,每天總是最後一個離開辦公室,為什麼?

提升效率 參考「工作模組化」

為了改善這一點,你必須學會「拆解工作的技術」,也就是「工作模組化」!

「工作模組化」的關鍵之一,在於將「大工作」分解成「小工序」(步驟),並將各種工作中相近的工序重組在一起,批次處理。

這不只能讓你獲得「自動化產線」的超高效率,你也會在分解工作的過程中,找出「可省略」或「可優化」的步驟,讓自己「效率最佳化」、「時間價值最大化」!

「下決定」讓你花時間

那麼,省略什麼步驟,才能有最高效的產出成果、節省下最多的時間?

答案就是「決策」(下決定)。

舉個例子,假設眼前的籃子裡有紅球和白球,要你在20秒內用手盡量把球取出。如果不管顏色的話,你一定能拿出很多球;可是一旦規定「只拿紅色」,你能拿出的球就勢必減少許多。光是判別顏色,效率就大幅降低,何況是更複雜的工作?

同理可證,已故蘋果公司創辦人喬布斯(Steve Jobs)和 Facebook 創辦人兼行政總裁朱克伯格(Mark Zuckerberg)總穿同樣款式的衣服,就是為了「減少決策次數」,他們針對特定情境,事先設立「決策準則」,才能有更多時間,投入到自己真正想做或該做的事情上。

解決進度壓力的絕招

1.找出工作規律

許多臨時工作,並非真的「臨時」才出現,默默之中其實都有著固定的時間,比方說月初或月底、會議前後之類的。試著審視一下自己最近接到的臨時任務,

就能發現它們出現的規律,進而為這些事情先空出時間,再也不會手忙腳亂!

2.將工作「視覺化」

你對於工作安排總是不知如何下手,為什麼?因為你只是在腦裡空想!人對於抽象的概念,總是較難反應過來。這時最簡單的方法就是「寫筆記」,把自己的待辦事項一項項寫下來,或者再搭配其他圖表(如工作日誌、甘特圖等)加以管理,看過一遍之後,你的大腦自然就會理出思路,知道要如何安排了。

3.掌握工作所需時間

你有為自己的工作項目實際計時過嗎?不妨試一次看看。你很可能會發現:本來以為只要半小時的事情,實際上卻多花了一倍以上的時間。這是因為人的「心理時間」和「實際時間」是有差距的,如果沒有實際測量並記錄下來,你的時間規劃永遠都會有極大的誤差。

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